Digitální GA a poštovní hlasování: praktická řešení, která však mají své limity

Covid se zavazuje, že mnoho správců se rozhodlo pro hlasování poštou, když se jiní rozhodli digitalizovat valnou hromadu díky videu a elektronickému hlasování. Pro Hello Trustee, správce spoluvlastnictví s modelem 3.0, mají tato řešení, pokud mají výhody, také skutečné limity!

Rok 2020 a začátek roku 2021 donutily správce kondominia hledat řešení, aby byli schopni zachovat život a rozhodnutí, za která jsou odpovědní spoluvlastníci. Řada správců zvolila odklad, zatímco čekala na příznivější období, jiní se rozhodli pro hlasování poštou, někteří se rozhodli pro digitalizaci VZ díky video a elektronickému hlasování.

Poštovní hlasování: očekávaná inovace…

Obecně řečeno, poštovní hlasování bylo upřednostňováno mnoha správci a je dobrým řešením pro současné subjekty, zejména s omezeními souvisejícími s pandemií Covid-19. Podle zákona ELAN ze dne 23. listopadu 2018 a vyhlášky ze dne 18. listopadu 2020 jako způsob konání valných hromad samostatně, je hlasování poštou jednoduchým řešením, když není možné osobní hlasování. Na druhou stranu, pokud představuje dobré řešení „regresu“, představuje provozní složitost, když se stává masivnějším a opakujícím se a silně omezuje debaty a rozhodnutí přijímaná na valném shromáždění.

… a také vektor frustrace pro spoluvlastníky

Poštovní hlasování je velmi často vektorem frustrace pro spoluvlastníky. Odeslání papírového formuláře příliš pozdě, zpoždění ze strany La Poste nebo nedostatek debaty hrají proti korespondenci. Jak diskutovat, diskutovat a slyšet argumenty každého z nich jednoduchou výměnou pošty? A fortiori pro „pozdní“ valné shromáždění v tomto roce poznamenaném Covidem?

Svou binární povahou (pro / proti) vytváří valná hromada korespondenčně nejasnosti v mnoha tématech, která vyžadují více než pouhé „pro“ nebo „proti“. To může u určitých subjektů velmi dobře fungovat, ale potvrzení investice nebo výběr poskytovatele služeb se neobejde bez debat, výměn a vysvětlování. Rizikem je pak nemožnost interpretace hlasů nebo nutnost odkládat práci a rozhodnutí.

„Stručně řečeno, debaty mezi spoluvlastníky vnášejí do hlasovaných usnesení kvalitativní rozměr, který není možné reprodukovat při hlasování poštou. Z toho plyne potřeba, aby si digitální výměna více vyměňovala kromě zásilkového obchodu,“ vysvětluje Mikael Asseraf, spoluzakladatel Hello Syndic.

Mezi mnoha rozhodnutími, kterým budete jako nový majitel firmy čelit, je rozhodující způsob provádění a přijímání plateb… https://t.co/mCNFmPtu6a

— Směrovatelné čt. duben 08 17:56:34 +0000 2021

Pokud jsou například na valné hromadě navrženi 3 poskytovatelé služeb a nabídky, před předložením jedné nebo více možností k hlasování následuje diskuse. Jak při hlasování poštou hlasujete „pro“ nebo „proti“ následující usnesení: „Valná hromada schvaluje odhad společnosti…“?

Riziko podvodu

Konečně, hlasování poštou je v praxi stále velmi obtížné ověřit a může otevřít cestu k podvodům nebo nezohlednění určitých hlasů.

“ Více než 6 měsíců jsme připravovali valnou hromadu s naším historickým správcem. Valná hromada se nakonec konala formou hlasování poštou s opravdovým nesmyslem o hlasech, který nebylo možné ověřit. Do té míry, že VS považují všichni spoluvlastníci za neplatnou. Požádali jsme o nové valné shromáždění, abychom přijali jasná rozhodnutí a také vyměnili správce,“ vysvětluje Tiphanie, člen syndické rady 42-ti parcelního kondominia v Montreuil.

Služby My Sweet'Immo

Digitální AGM, ideální řešení nebo doplněk

Pandemie umožnila některým správcům nasadit valnou hromadu systematičtěji digitálně. Řešení jednoznačně preferované spoluvlastníky, protože 60 %* z nich, tedy velká většina, se hlásí k účasti na valné hromadě prostřednictvím videokonference (studie IFOP pro Hello Syndic). Ve skutečnosti pouze 20 %* bylo za poslední rok nabídnuto digitální formát.

Někdy kritizováno a prohlášeno za neúčinné pro kondominium sdružující velký počet spoluvlastníků, digitální GA by však mohlo splnit očekávání více než 85 % kondominií v metropolitní Francii s 20 nebo méně jednotkami (údaj INSEE 2017 ). S připojenými až dvaceti spoluvlastníky je řešení efektivní, uklidňující a spoluvlastníci ho oceňují. Kromě toho video vyžaduje úpravy, aby byla zaručena plynulost debat.

Na rozdíl od korespondence digitální GA umožňuje implementaci ověřeného elektronického hlasování, které poskytuje bezpečnost a důvěru všem spoluvlastníkům. Uklidňující faktor pro mnohé spoluvlastníky a zejména členy odborových rad. Konečně je zřejmé, že debaty a rozhodování nezbytné pro jakékoli setkání spoluvlastníků jsou plynulejší ve videu než binární odpovědí prostřednictvím pošty. Volba odborové rady nebo dokonce výběr poskytovatele služeb jsou témata, která se pro video jednoznačně hodí.

„Uspořádali jsme digitální valné shromáždění a to nám umožnilo diskutovat za dobrých podmínek. Uvažujeme dokonce o tom, že jej v budoucnu využijeme, místo abychom se vraceli k osobnímu GA,“ vysvětluje François, prezident Syndické rady (55 let) kondominia o 26 pozemcích ve Vincennes.

Kdy budou trvalá a nenouzová řešení?

Nadcházející měsíce určitě neumožní dát se dohromady a po roce tečkovaných čar u mnoha spoluvlastnictví (pouze 35 %* spoluvlastníků měli GA v roce 2020), je čas najít trvalá a ne nouzová řešení. Očekávání v tomto roce po Covidu jsou klíčová a digitalizace se stane nesmlouvavým předpokladem pro mnoho spoluvlastníků, kterým se nahromadily odklady.

*Údaje z externí studie provedené IFOP pro Hello Syndic se vzorkem 3 062 lidí, reprezentativních pro francouzskou populaci ve věku 18 a více let, z nichž dílčí vzorek 1 027 vlastníků získal ubytování v bytovém domě, mezi 30. září a 12. října 2020, tedy před zákazem vycházení a opětovným uvězněním.