Digitaalinen GA ja postiäänestys: käytännön ratkaisuja, joilla on kuitenkin rajansa

Covid velvoittaa, monet luottamushenkilöt ovat valinneet postiäänestyksen, kun muut ovat valinneet yhtiökokouksen digitalisoinnin video- ja sähköisen äänestyksen ansiosta. Hello Trusteelle, 3.0-mallin yhteisomistuksen edunvalvojalle, näillä ratkaisuilla on myös todellisia rajoituksia, jos niillä on etuja!

Vuosi 2020 ja vuoden 2021 alku on pakottanut asuntojen luottamusmiehet etsimään ratkaisuja, jotta he voivat säilyttää elämän ja osaomistajien vastuulla olevat päätökset. Monet luottamushenkilöt ovat valinneet lykkäämisen odottaessaan edullisempaa ajanjaksoa, toiset ovat valinneet postiäänestyksen, kun taas jotkut ovat valinneet GA:n digitalisoinnin video- ja sähköisen äänestyksen ansiosta.

Postiäänestys: odotettu innovaatio…

Yleensä monet luottamushenkilöt ovat suosineet postiäänestystä, ja se on hyvä ratkaisu ajankohtaisille aiheille, etenkin Covid-19-pandemiaan liittyvien rajoitusten vuoksi. Postiäänestys on 23.11.2018 annetun ELAN-lain ja 18.11.2020 antaman asetuksen mukaan omana tapana järjestää yhtiökokous, joten se on yksinkertainen ratkaisu silloin, kun kasvokkain äänestäminen ei ole mahdollista. Toisaalta, jos se on hyvä ratkaisu "recurse", se aiheuttaa toiminnallista monimutkaisuutta, kun se tulee massiivisemmaksi ja toistuvammaksi ja rajoittaa voimakkaasti yleiskokouksessa tehtäviä keskusteluja ja päätöksiä.

… ja myös osaomistajien turhautumisen vektori

Hyvin usein postiäänestys aiheuttaa turhautumista osaomistajille. Paperilomakkeen lähettäminen liian myöhään, La Posten viivästykset tai keskustelun puute vastustavat kirjeenvaihtoa. Kuinka keskustella, keskustella ja kuulla jokaisen väitteet yksinkertaisella kirjeenvaihdolla? A fortiori Covidin leimaaman "myöhäisen" yleiskokouksen vuoksi?

Binaarisen luonteensa vuoksi (puolesta / vastaan) kirjeenvaihdon kautta järjestettävä yhtiökokous luo epäselvyyttä monissa aiheissa, jotka vaativat muutakin kuin pelkän "puoleen" tai "vastaan". Tämä voi toimia erittäin hyvin tietyissä aiheissa, mutta sijoituksen validointi tai palveluntarjoajan valinta ei onnistu ilman keskustelua, vaihtoa ja selityksiä. Riskinä on silloin se, että äänestystä ei voida tulkita tai joudutaan lykkäämään työtä ja päätöksiä.

"Lyhyesti sanottuna yhteisomistajien väliset keskustelut tuovat äänestettyihin päätöksiin laadullisen ulottuvuuden, jota ei ole mahdollista toistaa postiäänestyksessä. Tästä syystä digitaalisen vaihdon tarve postimyynnin lisäksi lisää", selittää Mikael Asseraf, Hello Syndicin perustaja.

Useiden päätösten joukossa, joita joudut kohtaamaan uuden yrityksen omistajana, maksujen suorittaminen ja vastaanottaminen on kriittinen… https://t.co/mCNFmPtu6a

— Reititettävä to 08. huhtikuuta 17:56:34 +0000 2021

Jos esimerkiksi yhtiökokouksessa ehdotetaan kolmea palveluntarjoajaa ja hintatarjouksia, käydään keskustelua ennen kuin yksi tai useampi vaihtoehto toimitetaan äänestykseen. Miten postiäänestyksessä äänestät ”puolta” tai ”vastaan” seuraavaa päätöstä: ”Yhtiökokous hyväksyy yhtiön arvion…”?

Petoksen riski

Lopuksi, postiäänestystä on edelleen erittäin vaikea todentaa käytännössä, ja se voi avata tien petoksille tai tiettyjen äänten huomiotta jättämiselle.

“ Olemme valmistaneet yli 6 kuukautta yleiskokousta historiallisen edunvalvojamme kanssa. Lopulta yhtiökokous pidettiin postiäänestyksenä, jossa äänestykset olivat todellisia, joita ei voitu tarkistaa. Siihen pisteeseen, että kaikki osaomistajat pitävät yleissopimusta mitättömänä. Olemme pyytäneet uutta yleiskokousta tekemään selkeitä päätöksiä ja myös vaihtamaan edunvalvojaa”, selittää Tiphanie, Montreuilissa sijaitsevan 42-tontisen taloyhtiön syndic Councilin jäsen.

Omat Sweet'Immo-palvelut

Digitaalinen yhtiökokous, ihanteellinen ratkaisu tai täydennys

Pandemia on mahdollistanut joidenkin luottamushenkilöiden käyttöönoton järjestelmällisemmin digitaalisesti. Ratkaisu, jota osaomistajat selvästi suosivat, koska heistä 60 %* eli suuri enemmistö ilmoittaa olevansa valmis osallistumaan yhtiökokoukseen videokonferenssin välityksellä (IFOP-tutkimus Hello Syndicille). Itse asiassa vain 20 %* on tarjottu digitaalisessa muodossa viimeisen vuoden aikana.

Joskus kritisoitu ja julistettu tehottomiksi asuntohuoneistoissa, joissa on suuri määrä yhteisomistajia, digitaalinen GA voisi kuitenkin täyttää odotukset, joita yli 85 % Ranskan metropolialueen asuntohuoneistoista koostui enintään 20 asunnosta (INSEE 2017 -luku ). Ratkaisu on tehokas, rauhoittava ja osaomistajien arvostama, kun jopa kaksikymmentä osaomistajaa on yhteydessä toisiinsa. Tämän lisäksi video vaatii säätöjä keskustelujen sujuvuuden takaamiseksi.

Toisin kuin kirjeenvaihdossa, digitaalinen GA mahdollistaa todennetun sähköisen äänestämisen, joka tarjoaa turvaa ja luottamusta kaikille yhteisomistajille. Rauhoittava seikka monille osaomistajille ja erityisesti ammattiliiton jäsenille. Lopuksi on ilmeistä, että yhteisomistajien kokouksille välttämättömät keskustelut ja päätöksenteko ovat sujuvampia videossa kuin postitse binäärivastauksessa. Ammattiyhdistyksen valitseminen tai jopa palveluntarjoajan valinta ovat selvästi videolle sopivia aiheita.

"Pidimme digitaalisen yleiskokouksen, ja sen ansiosta pystyimme keskustelemaan hyvissä olosuhteissa. Ajattelemme jopa sen käyttöä tulevaisuudessa sen sijaan, että palaamme kasvokkain tapahtuvaan GA:han”, selittää François, syndical Councilin puheenjohtaja (55-vuotias) Vincennesissä sijaitsevassa 26 tontissa asunnossa.

Milloin tulee kestäviä ja ei-hätäratkaisuja?

Tulevat kuukaudet eivät varmastikaan ole mahdollista yhdessä ja vuoden katkoviivojen jälkeen monille osaomistuksille (vain 35 %* osaomistajista on ollut GA vuonna 2020), on aika löytää kestäviä eikä hätäratkaisuja. Odotukset tälle Covidin jälkeiselle vuodelle ovat avainasemassa ja digitalisaatiosta tulee kiistaton edellytys monille lykkäyksiä kertyneelle osaomistajalle.

*Luvut IFOP:n Hello Syndicille tekemästä ulkopuolisesta tutkimuksesta, jossa oli 3 062 henkilön otos, joka edustaa vähintään 18-vuotiaista Ranskan väestöä ja josta valittiin 1 027 omistajan alaotos asunto kerrostalossa, välillä 30.9. ja 12.10.2020 eli ennen ulkonaliikkumiskieltoa ja erottelua.