Comptabilisation des frais de formation des salariés

Les frais de formation des salariés peuvent être considérés comme des honoraires en compte 6228, des frais divers, compte 6188 ou des rémunérations diverses, compte 641 selon le cas.

Qu'ils s'appellent compte personnel de formation (CPF), projet de transition professionnelle ou congé de formation, les dispositifs sont nombreux.

Selon la logique choisie, le compte comptable pour la formation n'est pas forcément le même. Il diffère aussi d'une doctrine à l'autre, selon que l'on travaille avec le Mémento comptable ou une autre source. Plusieurs solutions sont possibles, chacune avec sa logique propre.

De plus, lorsqu'ils constituent un versement libératoire, les frais de formation seront assimilés à la CUFPA qu'ils viennent diminuer. Cette contribution à la formation est comptabilisée en compte 6333 Contribution unique des employeurs à la formation professionnelle.

Retour sur la comptabilisation des frais de formation des salariés

Frais de formation et valorisation d'une immobilisation corporelle ou incorporelle

L'évaluation du coût d'entrée des immobilisations corporelles et incorporelles peut désormais tenir compte des frais de formation sur option.

Ces frais de formation sont les frais externes qui sont engagés pour la mise en service de l'immobilisation.

Selon le règlement ANC n°2019-09 qui modifie le plan comptable général, ils peuvent désormais être rattachés au coût d'acquisition d'une immobilisation corporelle ou incorporelle.

Des informations figurent en annexe des comptes annuels.

Incorporation des frais de formation dans le coût d'acquisition des immobilisations sur option

Comment comptabiliser les formations ?

Les formations des salariés sont en principe comptabilisées dans un compte de charges (services extérieurs).

Lorsqu'ils sont engagés dans le cadre de la mise en service d'une immobilisation corporelle ou incorporelle, une option pour l'incorporation au coût d'acquisition est possible.

Comptabiliser les frais de formation externe des salariés : 6228 ou 633 ou 6188

Lorsque les frais de formation ne sont pas associés à l'acquisition d'une immobilisation ou lorsque l'option n'est pas exercée, les avis peuvent diverger.

Deux situations sont à distinguer selon qu'il existe ou non une prise en charge par un organisme paritaire.

Quel compte pour la formation des salariés : 622 ou 633 ?

Lorsque l'entreprise bénéficie d'une contrepartie à la formation

Les frais de formation sont à comptabiliser au débit du compte 6228 Rémunérations d'intermédiaires et d'honoraires (en services extérieurs) lorsque l'entreprise bénéficie d'une contrepartie et non en compte 6333 qui reste un compte d'impôts et taxes.

Seules les dépenses de formation considérées comme libératoires et pouvant être déduites de la participation à la formation professionnelle continue pouvaient figurer en compte 63.

Lorsque l'entreprise ne bénéficie d'aucune contrepartie à la formation

Lorsque le salarié utilise son compte CPF ou dans le cadre d'un licenciement ou d'une démission, l'entreprise ne bénéficie pas toujours d'une contrepartie à la formation effectuée.

Dans ces situations, les frais de formation peuvent alors être comptabilisés en débitant le compte 6281 Divers, complété par un compte 44566 TVA déductible le cas échéant et en créditant le compte 401 Fournisseurs.

Exemple de comptabilisation des frais de formation

Une entreprise fait appel à un formateur indépendant ou à un organisme de formation pour former une dizaine de salariés au nouvel ERP. Elle loue un local pour les quelques jours de formation (compte 6132). Le loyer s'élève à 2 000€, il est soumis à TVA.

Le formateur facture un total de 15 000€ TTC.

Comptabiliser la rémunération du salarié en formation : 641 et 645

La rémunération du salarié en formation est comptabilisée comme le reste de sa rémunération. Elle fera partie de l'OD de salaires, l'écriture de comptabilisation des salaires.

Ces sommes seront généralement noyées dans les comptes 641 et 645 selon qu'il s'agit de salaire brut ou de charges sociales.

La solution alternative : le compte 648 Autres charges de personnel

Tout le monde ne considère pas les frais de formation du personnel comme des frais divers ou des honoraires.

Certains les comptabilisent également en compte 648 Autres charges de personnel afin de rassembler, sous la racine 64, tous les frais liés au personnel.