AG digitale et vote par correspondance : des solutions pratiques qui présentent toutefois des limites

Covid oblige, de nombreux syndics ont opté pour le vote par correspondance quand d’autres ont choisi de digitaliser l’AG grâce à la visio et au vote électronique. Pour Hello Syndic, syndic de copropriété avec un modèle 3.0, ces solutions, si elles ont des avantages, présentent aussi de vraies limites !

L’année 2020 et ce début d’année 2021 ont imposé aux syndics de copropriétés de trouver des solutions afin de pouvoir maintenir la vie et les décisions qui incombent aux copropriétaires. De nombreux syndics ont choisi de reporter en attendant une période plus favorable, d’autres ont opté pour le vote par correspondance, quand certains ont choisi de digitaliser l’AG grâce à la visio et au vote électronique.

Le vote par correspondance : une innovation attendue…

De manière générale, le vote par correspondance a rencontré les faveurs de nombreux syndics et se présente comme une bonne solution pour les sujets courants, a fortiori avec les restrictions liées à la pandémie du Covid-19. Admis dans le cadre de la loi ELAN du 23 novembre 2018 et de l’ordonnance du 18 novembre 2020 comme mode de tenue d’Assemblée Générale à part entière, le vote par correspondance est une solution simple lorsque le présentiel n’est pas possible. En revanche, s’il constitue une bonne solution de “recours”, il pose une complexité opérationnelle lorsqu’il devient plus massif et récurrent et limite fortement les débats et décisions prises en assemblée générale.

… et aussi un vecteur de frustration pour les copropriétaires

Bien souvent le vote par correspondance est vecteur de frustration auprès des copropriétaires. Envoi trop tardif du formulaire papier, retards de La Poste, ou absence de débat jouent en effet en défaveur de la correspondance. Comment discuter, débattre et entendre les arguments de chacun par simple échange de courrier ? A fortiori, pour une assemblée générale “en retard” en cette année marquée par le Covid ?

De par sa nature binaire (pour / contre), l’assemblée générale par correspondance crée un flou sur de nombreux sujets qui demandent plus qu’un simple “pour” ou “contre”. Cela peut très bien fonctionner pour certains sujets, mais la validation d’un investissement ou encore le choix d’un prestataire ne peut se faire sans débats, échanges et explications. Le risque est alors de ne pas pouvoir interpréter les votes, ou de devoir reporter des travaux et décisions.

“ En bref, les débats entre copropriétaires apportent une dimension qualitative aux résolutions votées qu’il n’est pas possible de reproduire dans le vote par correspondance. D’où la nécessité du digital pour échanger davantage, en complément du VPC ”, explique Mikael Asseraf, co-fondateur de Hello Syndic.

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Par exemple, si 3 prestataires et devis sont proposés en assemblée générale, s’ensuit un débat avant de soumettre une ou plusieurs options au vote. Avec le vote par correspondance, comment voter “pour” ou “contre” la résolution suivante : “L’Assemblée Générale approuve le devis de la société …” ?

Un risque de fraude

Enfin le vote par correspondance reste encore très difficilement vérifiable dans la pratique et peut ouvrir la voie à des fraudes ou non prise en compte de certains votes.

“ Nous avons préparé depuis plus de 6 mois une assemblée générale avec notre syndic historique. L’assemblée générale s’est finalement tenue sous forme de vote par correspondance avec un véritable imbroglio sur les votes, ceux-ci n’ayant pu être vérifiés. Au point que l’AG est considérée comme nulle par l’ensemble des copropriétaires. Nous avons demandé une nouvelle Assemblée Générale pour prendre clairement des décisions et aussi pour changer de syndic ”, explique Tiphanie, membre du Conseil Syndical d’une copropriété de 42 lots à Montreuil.

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L’AG digitale, une solution ou un complément idéal

La pandémie a permis à certains syndics de déployer de façon plus systématique l’assemblée générale digitale. Une solution clairement plébiscitée par les copropriétaires puisque 60%* d’entre eux, soit une large majorité, se déclarent prêts à participer à une AG en visioconférence (étude IFOP pour Hello Syndic). Dans les faits, seulement 20%* se sont vu proposer un format digital au cours de l’année passée.

Parfois critiquée et déclarée comme inefficace pour les copropriétés rassemblant un grand nombre de copropriétaires, l’AG digitale pourrait toutefois répondre aux attentes de plus de 85% des copropriétés en France Métropolitaine composée de 20 logements ou moins (chiffre INSEE 2017). Jusqu’à une vingtaine de copropriétaires connectés la solution s’avère efficace, rassurante et appréciée des copropriétaires. Au-delà, la visio nécessite des ajustements afin de garantir la fluidité des débats.

Contrairement à la correspondance, l’AG digitale permet la mise en place du vote électronique authentifié qui apporte une sécurité et confiance à l’ensemble des copropriétaires. Un facteur rassurant pour de nombreux copropriétaires et membres de conseils syndicaux en particulier. Enfin, il est évident que les débats et prises de décisions essentielles à toute réunion de copropriétaires sont plus fluides en visio que par réponse binaire via courrier. Élire un conseil syndical ou encore choisir un prestataire sont des sujets clairement adaptés à la visio.

“ Nous avons tenu une Assemblée Générale Digitale et cela nous a permis de débattre dans de bonnes conditions. Nous pensons même y recourir dans le futur, plutôt que de revenir à une AG en présentiel ”, explique François, président du Conseil Syndical (55 ans) d’une copropriété de 26 lots à Vincennes.

A quand des solutions durables et non d’urgence ?

Les prochains mois ne permettront certainement pas de se rassembler et après une année en pointillés pour de nombreuses copropriétés (seulement 35%* des copropriétaires ont eu une AG en 2020), il est temps de trouver des solutions durables et non d’urgence. Les attentes en cette année post-Covid sont clés et la digitalisation va devenir un pré-requis non négociable pour de nombreux copropriétaires qui ont accumulé les reports.

*Chiffres issus d’une étude externe menée par l’IFOP pour Hello Syndic auprès d’un échantillon de 3062 personnes, représentatif de la population française âgée de 18 ans et plus dont a été extrait un sous-échantillon de 1027 propriétaires d’un logement dans un immeuble d’habitation, entre le 30 septembre et le 12 octobre 2020, soit avant le couvre-feu et le reconfinement.